Internship Series: Pengalaman Internship Bersama CSPI UiTM

Gambar hari ke-6 internship di CSPI

Assalammualaikum wbt dan salam sejahtera kepada semua sidang pembaca sekalian. Semoga semua pembaca sihat-sihat sahaja dan dilindungi daripada mara bahaya serta wabak penyakit khususnya wabak COVID-19.

Untuk entri kali ini, saya berhasrat untuk berkongsi berkenaan pengalaman saya menjalani internship. Lama dah berhasrat nak tulis ni. Akhirnya tertunai juga hasrat ni.

Saya adalah Alumni Fakulti Sains Pentadbiran & Pengajian Polisi (FSPPP) UiTM, mengambil jurusan Ijazah Sarjana Muda Sains Pentadbiran (Kepujian) bagi tahun 2016 - 2018. Dalam pengajian saya, internship dijalankan pada cuti semester 5, sebelum masuk semester 6.

Untuk pengetahuan semua, saya menjalani latihan praktikal / internship selama 2 bulan (29 Januari 2018 - 23 Mac 2018) di Centre For Strategic Planning & Information (CSPI) Universiti Teknologi MARA (UiTM). CSPI ini kini sebagai Bahagian Transformasi Universiti (BTU).

Sejarah CSPI (kini dinamakan BTU) bermula dengan penubuhan Unit Perancangan dan Penilaian (UPP) pada 1 September 1987. Pada Januari 1995, unit ini secara rasmi dinamakan Pusat Perancangan Strategik (PPS) dan diletakkan di bawah Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi). PPS adalah pusat yang menyelaras perancangan strategik dan mengurus maklumat rasmi Universiti. Pada tahun 2013, PPS telah menamakan semula Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik (CSPI) selaras dengan fungsinya dalam menyelaraskan institusi penyelidikan. Kini, CSPI bekerjasama rapat dengan Unit Perancangan Strategik (UPS) di peringkat Pusat Tanggungjawab (CoR) yang meliputi Kampus Negeri dan Fakulti dalam sistem UiTM. Secara retrospektif, CSPI berbangga menjadi pemangkin yang mengatur pentas dan mencipta riak (ripple effect) yang mencetuskan gelombang perubahan besar demi menjadikan UiTM sebagai sebuah institusi pengajian tinggi yang terkenal di peringkat global.

CSPI ini bertempat di aras 5, Bangunan Canseleri Tuanku Syed Sirajuddin, Universiti Teknologi MARA.

Macam mana saya boleh pilih CSPI ni? Sebab CSPI antara tempat yang berada dalam top list saya. Saya memang nak buat internship dalam bahagian pengurusan projek atau pengurusan strategik. Saya ada buat short article di SINI.

Bagi saya, amat penting untuk kita tetapkan hala tuju dalam internship. Saya juga ada kupas lebih lanjut di SINI.

Sepanjang pengalaman saya menjalani internship di sini, terlalu banyak pengalaman yang menarik saya hadapi selain pelbagai ilmu yang dikecapi.

Pendek kata, internship di CSPI memang seronok dan sangat bermakna.

Pada pandangan saya, CSPI adalah antara tempat yang terbaik untuk menjalani internship.

Sebab apa? Banyak sebabnya. Oleh sebab itu, seperti biasa, saya akan pecahkan ikut point supaya senang anda nak baca.

Sebelum itu, saya ingin maklumkan kepada semua, penceritaan saya ini adalah berdasarkan pengalaman saya sendiri ya.

Tanpa melengahkan masa lagi, jom kita mula!

Tugasan hari pertama intern selepas briefing tugasan; menghadiri Program Amanat Naib Canselor UiTM 2018 bersama En. Syafiq.

01. CERITA HARI PERTAMA INTERN

Bersama penyelia saya, En. Zamani Umar Husin

Hari pertama saya menjalani internship di CSPI adalah pada bulan Februari 2018. Saya diletakkan di bawah seliaan En. Zamani Umar Husin selaku penyelia tempat latihan praktikal. Saya telah diberikan taklimat mengenai tugasan dan peranan saya di CSPI.

Peranan saya ialah lebih kepada PMO. Mula-mula saya agak blur juga dengan PMO. PMO yang saya tahu ialah Prime Minister's Office (PMO). Saya tak dapat connect the dots, apa kaitan PMO dengan CSPI UiTM. Kemudian saya tanya la penyelia saya, "apa kena mengena CSPI dengan Pejabat Perdana Menteri?". Penyelia saya pun gelak dan berkata, "bukan PMO tu. Ni PMO CSPI. Project Management Office". Hahahah.

Selain En. Zamani, saya juga lapor tugas kepada Prof. Madya Dr. Anitawati, Ketua Perancangan Strategik Pengukuran Prestasi CSPI UiTM.

02. TUGASAN PERTAMA DAN BERTERUSAN: PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)

*Apa yang saya ceritakan mulai tugasan ini agak teknikal sedikit. Saya berhajat untuk menyampaikan tugasan yang saya buat sahaja. Ayat paling mudah ialah, saya membuat analisis.

Tugasan pertama (di minggu pertama) saya di CSPI ialah untuk membuat perbandingan model atau teori PMO terbaik. Waktu ini, saya perlu membuat perbandingan serta menganalisis setiap model PMO yang ada. Setelah menganalisis, saya perlu memberi cadangan untuk model mana yang boleh dijadikan amalan terbaik di CSPI.

Seriau tak kalau dengar tugasan ni? Haa.. Mestilah seriau. Takut pun ada. Tapi niat kita buat internship ni sebab kita nak belajar. Kita nak ada pendedahan dalam dunia kerjaya, maka kita perlu sahut segala cabaran, rintangan yang mendatang.

Tanpa melengahkan masa, saya terus mulakan tugasan pertama saya. Saya dibawa ke meja saya. Komputer semua dah tersedia. Tinggal nak mula buat kerja sahaja.

Pelbagai teori PMO yang telah saya jumpa seperti berikut:

• Model PMO oleh Kerzner (2009)
• Model PMO oleh Crawford (2011)
• Model PMO oleh Unger, Gemunden dan Aubry (2012)
• Model PMO oleh Project Management Institute (2013)
• Model PMO oleh Bolles & Hubbard (2015)

Setiap model PMO ini, ada pecahan masing-masing. Sebagai contoh:

• Kerzner (2009) mencadangkan tiga jenis model iaitu Functional, The Customer Group dan Strategic / Enterprise Model
• Model PMO oleh Crawford (2011) mencadangkan dua jenis model iaitu Project Control Office, Business Unit PMO dan Strategic / Enterprise PMO
• Model PMO oleh Unger, Gemunden dan Aubry (2012) pula mencadangkan 3 jenis PMO iaitu Supporting, Controlling dan Coordinating.
• Model PMO oleh Project Management Institute (2013) mencadangkan 5 jenis PMO iaitu Project Specific, Business Unit PMO, Project Support Office, Enterprise PMO dan Project Management Centre of Excellence (PMoCE).
• Model PMO oleh Bolles & Hubbard (2015) juga mencadangkan 5 model iaitu Project Office / Project PMO, Project Support Office, Division / Business Unit PMO, Enterprise PMO dan Project Management Centre of Excellence (PMoCE).

Setelah mengkaji model PMO, saya perlu membuat perbandingan; model mana yang kerap digunakan oleh syarikat atau sesuatu organisasi. Semasa saya membuat pencarian, model Enterprise PMO adalah model tertinggi yang digunakan di dunia, disertai PMoCE dan Project Office.

Setelah itu, saya perlu mencadangkan cara atau fasa untuk menubuhkan atau menjalankan PMO. Ada 5 cadangan yang saya berikan berdasarkan pembacaan dan garis panduan amalan terbaik (best practices).

Tugasan ini tidak terhenti setakat di situ sahaja, kerana tugasan ini adalah untuk membuat perbandingan PMO secara umum. Perbandingan ini sebenarnya lebih kepada peningkatan ilmu dan pemahaman untuk saya, kerana sepanjang 2 bulan, saya akan bekerja dalam bidang PMO ini.

Saya perlu membuat perbandingan PMO di Malaysia dan juga luar negara.

-----

Untuk perbandingan dan analisis PMO ini, saya perlu rujuk pelbagai sumber. Saya tak boleh rujuk internet sahaja. Saya tak boleh rujuk Mr. Google sahaja. Saya perlu rujuk sumber yang sahih seperti buku, artikel, jurnal dan sebagainya.

Ada buku yang 690 muka surat. Ada yang 449 muka surat. Saya perlu baca dan cari isi penting bagi melengkapkan tugasan saya ini. Antara buku-buku yang saya baca ialah PMBOK Guide 4th Edition, Advanced Project Portfolio MGT & PMO dan lain-lain.

Ada satu dokumen yang saya hasilkan tu, sampai 40 rujukan saya rujuk, bagi memastikan maklumat itu sahih dan tepat.

Berikut adalah antara dokumen yang saya hasilkan mengenai PMO sepanjang internship:

• PMO Overview
• PMO Comparison of Models Between Authors
• PMO Comparison of Practice Between Malaysia & International Institution
• Dan banyak lagi...

03. TUGASAN KEDUA: KERTAS KERJA BENGKEL PMO

Selain itu, saya juga diberikan peluang untuk membantu penyelia membuat kertas kerja untuk Bengkel PMO bertujuan untuk memantapkan ilmu staf CSPI berkenaan PMO.

Bengkel PMO yang ditujukan amat spesifik iaitu Bengkel P3O (Portfolio, Programme & Project Office).

Nak buat kertas kerja ni, kita perlu ada justifikasi yang kukuh, kenapa kita nak buat. Selain itu, saya perlu hubungi syarikat-syarikat yang menawarkan latihan PMO. Perlu juga untuk dapatkan sebut harga (quotation), buat perbandingan sebut harga dan sebagainya.

Sepanjang saya membuat carian syarikat yang menawarkan latihan PMO ini, majoritinya semua geng-geng orang putih atau geng-geng korporat. Ada yang saya call tu, memang speaking English london, sebab memang geng Mat Salleh. Mula-mula tu agak gemuruh juga. Tapi sebab kita ni bawa nama UiTM, maka saya tarik nafas dalam-dalam dan cuba berbahasa inggeris. Alhamdulillah, lancar.

Dekat sini, secara tidak langsung saya telah mengasah kemahiran berkomunikasi dalam bahasa inggeris. Walaupun hanya melalui gagang telefon, tapi itu juga pengalaman yang amat mahal.

Selain daripada itu, kemahiran penulisan juga telah diasah dari semasa ke semasa.

04. TUGASAN KETIGA: PENDOKUMENTASIAN DAN PEMFAILAN

Tugasan pemfailan juga saya perlu buat semasa internship. Sebab apa? Sebab saya dah menjalankan kerja-kerja menganalisis, maka setiap rujukan dan sumber yang saya jumpa, saya perlu simpan secara teratur dan sistematik supaya orang lain boleh rujuk juga.

Pentingnya pemfailan (secara fizikal dan alam maya) supaya dokumen tidak cacamarba dan letak merata. Mana-mana kerja pun tetap kena ada pendokumentasian.

Berikut adalah contoh pemfailan yang saya lakukan:

• Article / Journal
• Magazine
• Books
• Thesis
• Playbook
• Internship Work Documents
• Slides
• White Paper
• PMO Specific*
• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
• P3O (Portfolio, Programme & Project Office)
• GSU PMO (Georgia State University)
• APM (Association for Project Management)
• Dan lain-lain...

*Nama-nama berikut adalah jenis model PMO, institut PMO.

Saya juga diajar untuk menyusun dengan cara terbaik. Kena ada column folder, kandungan, bil document dan tarikh kemas kini.

Dengan adanya pemfailan, penyelia dan saya sendiri pun senang nak rujuk sebab semua dah ada dalam satu tempat yang sama.

05. TUGASAN KEEMPAT, KELIMA, KEENAM DAN SETERUSNYA

Secara umum, tugasan saya semuanya tertumpu kepada PMO seperti disebutkan dalam perkara 02.

Ada juga yang berkaitan dengan projek ongoing UiTM pada waktu itu. CSPI adalah think tanker untuk program UiTM. Salah satunya ialah Trans4U UiTM / UiTM Transformation Programme.

Ada juga tugasan adhoc seperti menghadiri majlis rasmi UiTM dan membuat persediaan program. Persediaan program ialah seperti membantu dalam urusan logistik.

Menghadiri Perutusan Pentadbiran UiTM 2018 bersama Team CSPI. Cerita lanjut di SINI.

06. TUGASAN KHAS DAN AKHIR: RESEARCH ON PMO MATURITY MODEL

Ni antara tugasan paling mencabar saya laksanakan di CSPI, iaitu perlu membuat kaji selidik mengenai PMO Maturity Model. Tujuan utamanya untuk mengkaji model PMO yang sesuai diguna pakai untuk UiTM.

Saya kena buat apa? Pendek cerita, anda bayangkan anda nak buat research. Anda perlu buat:

• Kaedah Kajian
• Hasil Dapatan Kajian
• Keputusan
• Justifikasi
• Perbandingan Model

Nak buat semua tugasan ni, saya perlu:

• Menemuduga ketua bahagian dan staf
• Menggunakan software SPSS untuk tabulate data
• Guna Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Powerpoint
• Baca buku, jurnal, artikel dsb

Alhamdulillah, tugas ini saya dapat buat dengan jayanya. Pergi interview staf sana sini. Baca buku, dapatkan maklumat apa semua. Memang susah dan mencabar, namun ini adalah pengajaran dan pembelajaran dalam dunia internship. Malah, ini juga adalah sebagai persediaan untuk saya membuat research paper / thesis pada semester 5 dan semester 6. It is good to have earlier exposure.

-----

APA YANG SAYA PELAJARI?

Terlalu banyak benda yang saya pelajari di CSPI ini sebenarnya. 8 minggu adalah satu jangka masa yang amat pendek, namun saya cuba manfaatkan sebaiknya.

Berikut adalah perkara yang saya pelajari:

• Kemahiran menganalisis
• Kemahiran berfikir secara kritis
• Kemahiran pemfailan dan dokumentasi
• Kemahiran berkomunikasi antara staf dan orang lain
• Kemahiran mengemukakan cadangan dalam mesyuarat
• Kemahiran memberi pembentangan
• Kemahiran menemuduga
• Kemahiran membuat kertas kerja dengan lebih sistematik
• SWOT analysis
• Dan banyak lagi...

Saya menganggap internship adalah kerja. Sebab apa? Internship sememangnya adalah satu kerja. Banyak benda baharu yang saya pelajari di sini.

Yang paling seronok ialah kita boleh kaitkan apa yang kita pelajari dalam bidang kita, dengan kerja yang kita buat.

Fail dan buku log saya sewaktu di CSPI.

Tulang fail. Nampak tebal kan? Haa.. Tebal tu la kerja yang dilakukan. Kerja-kerja sepanjang 8 minggu semua masuk dalam tu.

PERKARA YANG SERONOK DI CSPI?

Saya dilayan seperti staf, bukannya pelajar semata-mata. Sepanjang saya intern di CSPI, tiada istilah kena buli atau kena buat kerja fotostat semata-mata. Syukur Alhamdulillah. Saya juga diberi tugasan kerja sebenar yang ada kena mengena dengan bidang yang saya ambil.

Malah, saya diberi peluang untuk bercakap, memberi idea dan membuat pembentangan dalam mesyuarat. Selain itu ialah pembentangan kepada penyelia dan ketua. Suara saya diambil kira. Kita tak rasa disisihkan.

Selain itu, rakan sekerja juga friendly, professional dan baik. Mereka juga jenis yang terbuka. Jika ada persoalan atau perkara yang tidak faham, mereka boleh bantu. Rindu team-team CSPI semua.

Dalam pada itu, CSPI menggalakkan intern untuk mengasah kemahiran. Ada kursus percuma secara online dan sebagainya. CSPI bertindak sebagai pemudah cara. CSPI tidak lokek untuk berkongsi maklumat.

Selain itu, supervisor atau officer in charge boleh membimbing pelajar intern dengan baik. Mereka memberikan hala tuju dan tugasan yang ada kena mengena dengan bidang kita. Ada sebilangan tempat yang tak tahu nak berikan kerja apa pada pelajar intern. Ada yang sampai 4 minggu intern tapi masih tak dapat apa-apa tugasan. Akhirnya, pelajar intern termenung, termangu je kat pejabat (ni berdasarkan kisah benar).

Jamuan perpisahan saya. Jamuan mengejut. Tiba-tiba ada majlis. SV minta turun ke bilik mesyuarat. Tahu-tahu haa ni dia. Terharu dibuatnya. #19Sijil

ADAKAH MATLAMAT SAYA TERCAPAI DI CSPI?

Menurut artikel Cik Ta daripada kini.my (2020), terdapat 4 cara untuk tetapkan matlamat internship iaitu:

• Tentukan apa yang anda minat
• Fikirkan matlamat keseluruhan internship.
• Tetapkan matlamat yang dapat diukur.
• Tulis matlamat.

Alhamdulillah, matlamat saya tercapai kerana saya dapat intern dalam bidang yang saya minat, iaitu pengurusan projek dan pengurusan strategik.

Pengurusan projek dan pengurusan strategik adalah sub-bidang dalam bidang pentadbiran awam atau bidang sains pentadbiran. Oleh sebab itu, tempat internship yang saya pilih (dan kerja yang saya lakukan) adalah selari dengan bidang saya.

Selain itu, pihak CSPI telah berkongsi maklumat mengenai kursus online percuma daripada pelbagai platform. Waktu tu IBM (syarikat komputer) ada menawarkan kursus percuma berkenaan statistik dan komputer. Saya ambil seberapa banyak kursus yang boleh. Saya ambil kursus bersijil daripada IBM dan Open University of Australia. Jumlah sijil saya dapat ialah 19 sijil. Sasaran awal ialah 5 sijil sahaja.

Seterusnya, matlamat saya tercapai kerana saya dapat mempelajari beberapa ilmu baharu di CSPI, dan saya dapat gunakan maklumat itu dalam kepimpinan, pembentangan, peperiksaan dan sebagainya. Ilmu yang saya maksudkan semestinya berkaitan PMO.

Ilmu PMO sedikit sebanyak mengajar saya menguruskan sesuatu projek dengan sistematik.

Ilmu berkaitan PMO itu amat berguna untuk subjek pada semester 6 iaitu Strategic Management (STRAMA) dan saya dapat relate PMO dengan subjek Project Management (PROMA) yang saya ambil pada semester 5. Saya dapat relate teori sedikit sebanyak teori PROMA semasa bekerja di CSPI dan saya dapat mengguna pakai teori PMO untuk subjek STRAMA.

Ilmu-ilmu seperti SWOT analysis telah diguna pakai semasa intern. Saya boleh guna SWOT analysis ni dalam kehidupan saya serta dalam Majlis Perwakilan Pelajar (sebab saya adalah YDP MPP UiTM Negeri Sembilan Sesi 2017/18 pada ketika itu).

Majlis perpisahan. Saya pakai baju MPP waktu ni. Kalau tak silap waktu ni hari rabu. Staf pakai baju korporat. Cerita majlis perpisahan, boleh tekan SINI.

PENUTUP

Saya amat seronok intern di CSPI. Banyak benda saya pelajari. Terima kasih CSPI atas segala ilmu dan pengalaman. Berbakti untuk jabatan paling penting dalam UiTM adalah satu kenangan yang tidak dapat dilupakan.

Gambar bersama Dr. Anitawati

Waktu saya nak tamat perkhidmatan, saya berjumpa dengan staf-staf di CSPI. Saya juga berjumpa dan sempat bersembang dengan Dr. Anitawati di hari terakhir saya. Antara pesan Dr. ialah,

"Jadi pemimpin, kena berfikir secara kritikal, dan seandainya ada masalah yang berlaku, kena lihat punca masalah (root of the problem), bukan di peringkat surface (untuk selesai jangka masa pendek) sahaja.

You have learnt Strategic Management here. Use the knowledge, experience. Apply SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Analysis in your MPP strategic decision making, strategic planning and strategic formulation. Then you will know what to do."

Kepada anda yang mencari tempat internship, saya doakan agar anda dapat tempat yang boleh membina dan mengasah kemahiran anda.

Carilah tempat yang boleh membina diri anda. Jika salah tempat, nanti anda juga pening kepala nak tulis apa dalam buku log.

Macam mana nak cari tempat? Anda boleh baca di SINI.

Laporan praktikal saya. 133 muka surat. Dapat tulis banyak pun sebab kita ada banyak kerja, pengalaman yang boleh dikongsikan. Supervisor saya (En. Nazir) sampai kata, "Seronok baca Azeem punya report. Lain dari yang lain. Banyak benda buat dan kena dengan bidang".

InsyaAllah. Apapun, cubalah mohon intern di CSPI sekiranya ada kekosongan. Dulu saya intern seorang sahaja, sebab memang ada satu sahaja kekosongan.

Saya mohon maaf atas salah silap dalam percakapan dan sebagainya ya.

Berikut adalah sedikit pesanan buat mahasiswa atau bakal mahasiswa. Boleh tekan di SINI.

Akhir kata, selamat maju jaya!

#UiTM #Internship #Intern #CSPI #WargaCSPI #LongLifeLearning #19Sijil